Business Process Management

「為企業採購相關成員打造的流程管理系統，透過流程設計協助團隊更順暢地完成工作，提升整體效率。」

Scope

UX 頁面架構與使用流程規劃

Wireframe & Prototype

Context

本系統的主要使用者包括企業的採購員與管理者。採購人員負責的是提交採購需求、追蹤審批進度和管理票據，而管理者則需要審核採購請求、批准付款等。使用者面臨的主要痛點在於流程繁瑣且審批層級繁多，常導致專案進度回到原點，進而影響整體效率。

Design Goal

基於上述的痛點，這次設計的重點是優化票據簽核流程以及整合票據管理，以減少溝通成本，進而提升團隊協作的透明度和效率。

User

採購人員

與相關單位確認需求後填寫並提交採購單，確保在期限內完成審核

管理者

檢視採購單據內容是否符合公司規範及需求，審核並批准付款等

User Flow

Opportunity

從圖表中可以看出，使用者在工作流程中有許多關卡會讓專案進度回到原點，導致挫折及效率低落。

因此，設計會聚焦於如何減少這樣的狀況，讓流程盡量控制在黃色區域。具體方法分為三個面向：

在Dashboard中依據表單狀態和採購項目分類，方便使用者快速存取近期項目和找尋單據

直覺且流暢的表單填寫流程，引導採購人員填單的完整度，降低退件率

系統預設到期日提醒，讓團隊成員即時掌握任務進度，避免延誤影響專案時程

Information Architecture

為了滿足不同業務需求並讓使用者快速定位，需要清晰、一目瞭然的功能架構以提升工作效率。

首頁做為預設頁面，安排最常使用的功能包括 Create Ticket / Recent / Tasks / Members ，方便使用者快速獲取資料。其餘則根據不同分類項目分別作為單一頁面，包含了 Ticket Management / Project Management / Machine Repair 等，協助使用者管理、尋找資料等，並做進一步的操作。